Yhteishankinnat kilpailutetaan asiakkaita varten

Elintarvikkeet-puitesopimuksen asiakastyöryhmässä tiedetään, mitä halutaan. Ammattiosaamista täydentävät kokemus käytännön työstä ja näkemys omista erityistarpeista. Tiukat laatu-, ravitsemus- ja vastuullisuuskriteerit siirtyvät tarjouspyyntöön ja laatutason säilymistä valvotaan koko sopimuskauden läpi.

Ajatus asiakastyöryhmästä syntyi Kymijoen Ravintopalveluiden tuotantopäällikkö Jyrki Karppisen mielessä jo ennen ensimmäisen elintarvikekilpailutuksen käynnistymistä. Oltuaan mukana suunnittelemassa ja kokeilemassa erilaisia yhteishankintamalleja, Karppinen oli yhteydessä KL-Kuntahankintojen toimitusjohtajaan Raili Hilakariin. Pitkän linjan ammattilaisena hän halusi tietää, millaisia hyötyjä suuruuden ekonomialla olisi mahdollista saavuttaa. Kun aika oli valmis, ensimmäisen valtakunnallisen elintarvikekilpailutuksen valmistelu käynnistettiin vuonna 2011, ja nelivuotinen sopimuskausi alkoi seuraavana vuonna.

Nyt ajankohtaiseen Elintarvikkeet 2016 - 2020 -puitesopimuksen valmisteluun osallistuu KL-Kuntahankintojen hankinta-asiantuntijoiden ja ulkopuolisen konsultin rinnalla aktiivinen asiakastyöryhmä. Siinä edustajina ovat Kymijoen Ravintopalvelut Oy Kotkasta, Porvoon tilapalvelut, Itä-Uudenmaan ja Jyväskylän koulutuskuntayhtymät sekä Jyväskylän, Loviisan, Vihdin, Lohjan kaupungit ja Karstulan kunta.

Ravitsemuskriteerit ohjenuorana

Yksinomaan Kymijoen Ravintopalvelut tuottaa yli 15 000 ruoka-annosta päivässä. Karkeasti voidaan todeta, että joka viides kotkalainen on yrityksen asiakas, ja Ravintopalveluiden tuottamat palvelut koskettavat koko ikäjakaumaa vauvasta vaariin.

    - Suoraa hintasäästöä suurempana haasteena pidän sitä, miten saataisiin erityisesti nuoret syömään oikein. Oikeanlainen riittävä ravinto on sijoitus terveyteen, ja sitä kautta sen vaikutukset näkyvät pitkälle tulevaisuuteen. Diabeteksen ja liikalihavuuden torjuminen tuovat varmasti tavoiteltuja kustannussäästöjä julkiselle taloudelle, muistuttaa Karppinen.

Ravitsevan ja maukkaan ruoan eteen onkin tehty jo vuosia pitkäjänteisesti hyvää työtä. Ravintopalvelut ja Kotkan kaupunki saivat toukokuussa tunnustuksen Sydänliitolta sydänterveyden edistämisestä.

Kouluruoka sai tunnustusta Porvoossa

Samaan aikaan porvoolaiselle Albert Edefeltin koululle on myönnetty Ammattikeittiöosaajat ry:n kouluruokadiplomi. Diplomi on koulukohtainen tunnustus siitä, että oppilaitos edistää toiminnallaan kouluruokailulle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Tavoitteisiin on kirjattu oppilaiden hyvinvointi ja terveen kasvun ja kehityksen tukeminen. Porvoon kaupungin elintarvikehankinnoissa noudatetaan kansallisia ravitsemussuosituksia esimerkiksi rasvan, kuitujen laadun ja määrän sekä suolapitoisuuden osalta.

    - Tavoitteisiin pääsemisen edellytyksenä on ollut pitkäjänteinen, tiivis ja hyvä yhteistyö opettajien, oppilaiden, ammattitaitoisen keittiöhenkilökunnan ja liikelaitoksen välillä, painottaa Liikelaitos Porvoon tilapalveluiden ruokapalvelupäällikkö Birgitta Creutziger.

Myös Creutziger kuuluu KL-Kuntahankintojen elintarvikeasiakastyöryhmään. Sen lisäksi, että hän kokee omalle työlleen arvokkaaksi olla mukana vaikuttamassa tuotteiden ja palveluiden kriteeristöihin, lisäarvoa tuottaa myös verkostoitumismahdollisuus. Joskus arvokkaat vinkit arjen parhaisiin käytäntöihin löytyvät vastaavassa asemassa olevalta ammattilaiselta.

Lähi- ja luomuruokaa peräänkuulutetaan

Yhteishankintojen yksi kuumista perunoista on lähi- ja luomuruoan hankinta ja sitä kautta myös paikallisten yrittäjien tukeminen. Elintarvikkeet-puitesopimus ei rajaa pois paikallisia hankintoja. Uutta kilpailutusta valmisteltaessa asiaan on kiinnitetty entistä enemmän huomiota. Asiakkaan on mahdollista kilpailuttaa itse esimerkiksi paikallisia leipä-, juures- ja kalahankintoja. Luomuruokaa puolestaan löytyy suoraan puitesopimuksen laajasta valikoimasta.

    - Luomuruoan ja paikallisten elintarvikkeiden osalta hankinta ei yleensä ole ostajien tahdon puutteesta kiinni. Täytyy ymmärtää, miten ammattikeittiössä toimitaan, sekä millaisia vaatimuksia ja säädöksiä sen toiminnalle on asetettu. Moni ammattikeittiö ei pysty enää nykyisin lähtemään lähitilan multaporkkanoista valmistamaan ruokaa. Vaan myös luomu ja lähituotettujen raaka-aineiden tulee olla jalostettuja, esimerkiksi valmiiksi kuorittuja ja pilkottuja, että ne täyttävät vaaditut laadulliset kriteerit, kertoo Karppinen.

Vaikka kilpailutukseen halutaan usein osallistua paikallisella tasolla, harva yritys kuitenkaan jättää loppumetreillä tarjoustaan sisään. Joskus volyymeja pidetään paikallisellakin tasolla liian isoina, eikä tarvittaviin uusiin investointeihin uskalleta panostaa riittävästi. Joskus kynnykseksi on muodostunut, saatavuus koko hankintakauden ajaksi, luotettavan logistiikkaketjun puute tai vaadittujen pakkausmerkintöjen hankaluus.

Painon mukaan mitattuna elintarvikesopimukseen liittyvä suurin tilausvolyymi on nestemäisessä maidossa. Maitokin herättää tunteita erityisesti suurten maidonjalostajien kovan kilpailun ja siihen liittyvän aktiivisen viestinnän vuoksi. Suomessa myydään lähes poikkeuksetta kotimaista nestemäistä maitoa riippumatta sen tuotemerkistä tai meijeriyrityksen kotimaasta. Puhuttaessa kotimaisesta maidosta ei viitata erityisesti jonkin yksittäisen tuottajan maitoon.

Sitoutuminen kannattaa tehdä nyt

Asiakastyöryhmä saa työnsä ensimmäisen vaiheen päätökseen ensi syyskuussa, jolloin Elintarvikkeet 2016 - 2020 -puitesopimuksen tarjouspyyntö julkaistaan.

    - Tarjouspyyntö tulee olemaan laaja, ja siinä panostettu sekä kriteereihin ja juridisiin näkökohtiin että puolueettomuuteen. Vaatii uskomattoman paljon resursseja kilpailuttaa itse tällainen hankinta. Onneksi meillä on malli, joka mahdollistaa jokaiselle kuntaorganisaatiolle koosta riippumatta helpon kokonaisuuden näkökulmasta hyvän vaihtoehdon, pohtii Birgitta Creutziger.

Jotta voidaan varmistaa riittävien volyymien avulla parhaan mahdollisen puitesopimuksen syntyminen, KL-Kuntahankinnat toivoo asiakkailta sitoutumista yhteishankintaan jo tässä vaiheessa.

Yhteyshenkilömme Kimmo Vuorela vastaa mielellään lisäkysymyksiin. Kimmon tavoitat sähköpostilla osoitteesta kimmo.vuorela [at] kuntahankinnat.fi ja puhelimitse numerosta 050 593 0119.


FAKTA - Asiakasryhmien toiminta

Kilpailutusvaiheessa mukana voi olla asiakkaista koottu asiakasryhmä, mikä osallistuu tarjouspyynnön valmisteluun tuomalla asiakkaiden tarpeita ja vaatimuksia esille. Tällaisia ovat esimerkiksi:

  • Hankinnan kohteen määrittely ja rajaukset
  • Tuote-ja palveluvaatimukset
  • Laatuvaatimukset
  • Tarvittavat raportit
  • Seurattavat mittarit
  • Ympäristö- ja kestävään kehitykseen liittyvät toivomukset
  • Hinnoitteluun liittyvät asiat, esimerkiksi hinnanmuutosmekanismit
  • Vertailukriteerit

Asiakasryhmä voi jatkaa toimintaa myös sopimuskauden aikana ja osallistua yhdessä KL-Kuntahankintojen henkilökunnan ja toimittajan edustajan kanssa sopimushallintaan. Sopimusseurantapalavereja pidetään 2 - 4 kertaa vuodessa ja sopimushallinnan aikaisia tehtäviä ovat esimerkiksi:

  • Sopimuksen toimivuuden seuranta ja varmistaminen sopimusehtojen mukaisesti: hinnat, tuotelaatu, palvelun toimivuus, toimitusvarmuus ja palvelutaso
  • Tuotemuutosehdotukset ja hyväksyminen
  • Hinnanmuutosehdotukset ja hyväksyminen
  • Reklamaatioiden seuranta
  • Sopimustuotteiden käyttöasteen seuranta
  • Tarvittavista korjaus- ja kehittämistoimenpiteistä päättäminen ja seuranta