Usein kysytyt kysymykset

Mitä sitoutuminen merkitsee?

Hankintalaissa noudatettavien periaatteiden mukaisesti hankinnat tulee tehdä kilpailutuksen voittaneelta toimittajalta, eikä sitoutumisen jälkeen asiakas voi enää tehdä rinnakkaisia sopimuksia.

Kun asiakas sitoutuu sopimukseen, tarkoittaa se että asiakas sitoutuu hankkimaan sopimuksen tavarat ja/tai palvelut sopimustoimittajalta. Asiakas sitoutuu noudattamaan puitesopimuksen ehtoja sekä on vastuussa vahingoista, jotka syntyvät asiakkaan laiminlyödessä tai rikkoessa sopimusta. Puitesopimus ja Kuntahankintojen yleiset sopimusehdot (YSE) kannattaakin käydä aina huolella läpi ja olla tarvittaessa yhteydessä sopimuksen yhteyshenkilöön.

Sopimustoimittajalla on oikeus odottaa, että sitoutuneet hankintayksiköt käyttävät kyseistä sopimusta. Hankintaprosessi ei ole hankintalain mukaan siten avoin, että hankintayksiköt voisivat aina valita mieluisensa sopimuksen. Toisin sanoen sitoutuminen tarkoittaa myös puitesopimustoimittajaan sitoutumista. Mikäli sitoutunut asiakas käyttää muita sopimuksia hankintojen tekemiseen, on toimittajalla oikeus nostaa vahingonkorvauskanne asiakasta vastaan menetetyistä tilauksista.

Pääsemmekö Kuntahankintojen asiakkaaksi?

Puitesopimuksen Asiakkaina voivat olla kuntien lisäksi kuntien perustamat kuntayhtymät, kunnalliset liikelaitokset, kunnan tai kuntayhtymien tytäryhteisöt, joissa kunnilla tai kuntayhtymillä on yksin tai yhdessä kuntakonserniin kuuluvien yhteisön kanssa kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 5 §:ssä tarkoitettu määräysvalta sekä ammattikorkeakoulut. Asiakkaina voivat olla myös hankintayhteistyösopimuksen kautta julkista hankintalainsäädäntöä noudattavat organisaatiot, joita ovat Keva sekä Suomen evankelisluterilaisen ja ortodoksisen kirkon organisaatiot.

Asiakkaina voivat olla Suomen Kuntaliitto ry:n jäsenyyden, Kuntahankintojen osakkuuden taikka hankintayhteistyösopimuksen mahdollistaessa liitteen välilehdellä 3 luetellut maakunnat sekä maakuntalain ja sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä annetun lain voimaanpanolaissa määriteltävät kyseisten maakuntien väliaikaiset valmisteluelimet. Sote- ja maakuntauudistuksen valmisteilla oleva lainsäädäntö on löydettävissä osoitteesta: http://alueuudistus.fi. Asiakkaina voivat tällöin olla myös maakuntien perustamat maakuntien liikelaitokset ja tytäryhteisöt, joissa maakunnalla on kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 5 §:ssä tarkoitettu määräysvalta sekä Kuntaliiton jäsenyyden, Kuntahankintojen osakkuuden taikka hankintayhteistyösopimuksen kautta maakuntien valtakunnalliset palvelukeskukset.                                                     

Tämän lisäksi puitesopimuksen Asiakkaina voivat olla Suomen Kuntaliitto ry sekä Kuntaliiton omistamat konserniyhtiöt sekä Kuntaliiton omistama Suomen kuntasäätiö ry.

Miten voimme sitoutua yhteishankintaan?

Asiakkaat antavat kilpailutuskohtaisesti Kuntahankinnoille kirjallisen sitoumuksen liittyessään mukaan puitejärjestelyyn. Kilpailutuskohtaiset sitoumukset sekä liitteet ovat ladattavissa osioista Kilpailutukset ja Sopimukset.

Sitoumukseen kuuluvat liitteet:

  1. Yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE)
  2. Yleiset ehdot yhteishankinnoissa 2015 (YSE2015)
  3. Vastuunjakotaulukko
  4. Liittyvät organisaatiot -taulukko konserniyhtiöistä, hankintarenkaan jäsenistä tai muun yhteishankintaorganisaation osakkaista

Sitoumus lähetetään Kuntahankinnoille pdf-tiedostona sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset [at] kuntahankinnat.fi  tai postitse KL-Kuntahankinnat Oy / Sitoumukset, Toinen linja 14, 00530 Helsinki.

Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan Kuntahankintojen järjestämään yhteishankintaan, käyttämään sopimusta ja hankkimaan palveluita/tuotteita sopimustoimittajalta puitesopimuksen ja puitesopimusohjeistuksen mukaisesti.

Koska ja miten sopimus on käytössämme?

Kun sitoumus on vastaanotettu Kuntahankinnoissa, asiakkaalle kuitataan sähköpostilla sitoumus vastaanotetuksi. Sitoumuksen yhteyshenkilölle lähetetään sähköpostilla sopimuskohtaiset ohjeet, jotka sisältävät tietoa tuotteesta tai palvelusta sekä Kuntahankintojen ja sopimustoimittajan yhteystiedot.

Sitoumuksen yhteyshenkilölle avataan käyttäjätunnukset Kuntahankintojen ja toimittajan ylläpitämään ekstranettiin Eksaittiin. Käyttäjätunnus ja salasana lähetetään erillisessä sähköpostissa asiakkaalle. Mahdollisia lisätunnuksia voi pyytää Kuntahankintojen sopimuksen yhteyshenkilöltä. Eksaittiin on koottuna sopimuskohtaisesti omaan työtilaan mm. kilpailutusdokumentit, hinnastot, ohjeet, sopimuksen seurantapalaverien muistiot sekä sopimuksen yhteyshenkilöiden tiedot.

Kuntahankinnat toimittaa asiakkaan sitoumuksen puitesopimustoimittajalle, joka ottaa yhteyttä sitoumuksella nimettyyn yhteyshenkilöön. Asiakas ja toimittajat sopivat mahdollisista sopimuksen aloituspalavereista ja tekevät sopimuksesta riippuen myös asiakaskohtaisen sopimuksen toimittajan ja asiakkaan välillä. 

Miten sopimusta seurataan?

Kuntahankinnat tekee tiivistä yhteistyötä puitesopimustoimittajien kanssa. Seurantapalavereita käydään sopimuksesta riippuen useimmiten kvartaaleittain tai puolivuosittain. Sopimuskaudella haluamme varmistaa, että hinnoittelu ja laatu pysyvät sovitulla tasolla asiakkaillemme. Läpinäkyvyyttä olemme parantaneet lisäämällä seurantapalavereiden muistiot Eksaittiin asiakkaiden luettavaksi. 

Seurantapalavereissa käydään läpi mm. asiakaskohtainen tilanne ja yhteystietojen päivitys, raportoinnin ajantasaisuus myynnistä. Palvelun ja/tai tuotteiden kehittyminen sopimuskaudella sekä markkinointiin ja tiedottamiseen liittyvät asiat. Palavereissa käydään läpi myös asiakkailta tulleet palautteet ja reklamaatiot, sekä niihin liittyvät toimenpiteet. Tapauskohtaisesti käymme myös muita ajankohtaisia asioita läpi.

Miten menetellä kuntaliitosten tai muiden vastaavien järjestelyiden yhteydessä?

Sitoumuksen siirrosta tulee sopia kirjallisesti. Kuntaliitosten tai muiden vastaavien yhteydessä uusi tai laajentuva kuntaorganisaatio vastaa kuitenkin sitoumusvelvoitteista sellaisen kunta-asiakkaan puolesta, joka kuntaliitoksen johdosta lakkaa olemasta itsenäisenä kuntana tai muuna kuntaorganisaationa (ns. yleisseuraanto). Asiakkaalla on velvollisuus tiedottaa Kuntahankintoja riittävän ajoissa kuntaliitosten tai muiden vastaavien järjestelyiden aiheuttamista muutoksista sitoumuksiin.

Asiakkaan organisaatiomuutosten johdosta Liittymissitoumusta voidaan muuttaa yhdessä neuvotellen vastaamaan Asiakkaan uusia tarpeita.

Miksi emme saa ajantasaista tietoa sitoumuksistamme?

Sopimuskohtaista tiedottamista ja viestintää varten on erittäin tärkeää, että Kuntahankinnoilla on ajankohtaiset tiedot asiakkaan yhteyshenkilöistä. Mikäli asiakkaan organisaatiossa tapahtuu henkilömuutoksia, toivomme teidän ilmoittavan päivittyneet tiedot Kuntahankintojen sopimuksesta vastaavalle henkilölle.

Entä, jos kaikki ei mene sovitun mukaisesti?

Asiakas reklamoi suoraan sopimustoimittajalle puitesopimuksessa sovitun ajan puitteissa. Toimittaja on velvollinen tallentamaan vastaanottamansa reklamaatiot ja esittämään ne sovitusti Kuntahankinnoille. Asiakas lähettää toimittajan puitesopimukseen tai toimintaan liittyvät reklamaatiot Kuntahankinnoille sopimuksen yhteyshenkilölle. Kuntahankinnat käsittelee tällöin reklamaation yhdessä toimittajan kanssa.

Voimmeko vaikuttaa kilpailutuksiin?

Osana asiakasyhteistyötä ovat säännöllisesti tehtävät asiakastyytyväisyyskyselyt sopimuskohtaisesti. Käymme tuloksia läpi yhdessä toimittajien kanssa ja täten pyrimme kehittämään palveluita ja tuotteita entisestään. Kartoitamme myös vuosittain asiakkaittemme tarpeita tulevia kilpailutuksia varten.

Tulemme perustamaan uusien kilpailutusten alussa asiakasryhmiä osaan tuotealueistamme  riippuen kilpailutuksen sisällöstä ja tarpeesta. Asiakasryhmillä voi olla roolia tarjouspyynnön tuotemäärityksissä, sopimusseurannassa, kehittämisessä ja asiakastilaisuuksissa. Mikäli olette kiinnostuneet osallistumaan asiakasryhmätoimintaan, pyydämme teitä ottamaan yhteyttä sopimuksen kilpailutuksesta vastaavaan Kuntahankintojen yhteyshenkilöön.