Ict-asiantuntijapalveluiden puitesopimus taipuu moneen tarpeeseen

TwitterLinkedInFacebookWhatsapp

Kuntahankintojen sopimus sisältää kuusi palvelualuetta, joista on tehty erilliset puitejärjestelyt. Kullekin alueelle on useita toimittajia. Asiakkaat voivat sitoutua puitejärjestelyyn haluamiensa projektien tai hankintojen osalta, esimerkiksi vain yhden palvelualeen käyttöön tai yhteen hankkeeseen kerrallaan.

Lahdessa laaditaan selvitystä kaupunkikonsernin tietohallinnon, ict-palveluiden sekä asiakkuudenhallinnan yhtenäistämisestä.

Lahden kaupunkikonserniin kuuluu 58 eri kokoista yhtiötä, jotka kapunki omistaa kokonaan tai osittain. Pienimmissä organisaatioissa työskentelee vain muutama ihminen, suurimmissa satoja. Osassa toimii myös oma tietohallinto. Nyt tehtävä selvitys ei kata Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän toimintaa.

Selvityksen tavoitteeksi asetettiin:

  • Kuvata tietohallinnon, ict-palveluiden ja asiakkuudenhallinnan nykytila ja analysoida sitä
  • Tunnistaa, kuvata ja arvioida kehittämiskohteet ja vaihtoehtoiset toimintamallit
  • Laatia etenemis- ja toteutussuunnitelma aikatauluineen mahdollisen yhteisen ohjausratkaisun toteuttamiseksi

Liikkeelle kevennetyllä kilpailutuksella

Selvityksen toimittajaa haettiin tekemällä kevennytty kilpailutus Kuntahankintojen ict-asiantuntijapalveluiden puitesopimuksen Tietohallinnon ja toimintaprosessien kehittäminen -osa-alueen yrityksille. Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille osa-alueen yrityksille, mutta ainoastaan neljä niistä vastasi siihen jättämällä tarjouksen.

- Toimittajien vertailussa käytettiin sekä laatu että hintapisteytystä, ja kevennetyn kilpailutuksen voitti digitaalisten palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys Gofore Oyj edullisimmalla tarjouksella, kertoo Lahden kaupungin tietohallinnosta pääsuunnittelija Pasi Halme.

- Toimittajan valinta oli myös helppo tehdä kevennetyllä kilpailutuksella, kun tiesimme, millä yrityksillä oli lähtökohtaisesti valmiudet vastata tarpeeseemme. Olemme hyödyntäneet myös muita ict-asiantuntijapalveluiden sopimuksen osa-alueita esimerkiksi tiedolla johtamisen projektiin, jonka tavoitteena on parantaa johdon raportointia.

Varsinainen projekti päästiin käynnistämään kesän kynnyksellä yhteistyössä konserniohjauksesta vastaavan kehityspäällikön kanssa kartoittamalla parhaiten selvitykseen soveltuvia konserniyhtiöitä siihen osallistujiksi.

Toimittajan puolelta selvityksessä on mukana kolmesta neljään asiantuntijaa, joiden tehtävä on vetää kaikki projektin vaiheet läpi sekä lopuksi tuottaa ja esitellä kaupungin johdolle yhteenveto ja selvitysraportti.

- Syys-elokuun aikana järjestimme kaksi erillistä työpajaa resurssien sekä yhteisen tekemisen tarpeiden, toiveiden ja mahdollisuuksien selvittämiseksi. Lisäksi yhtiöiden toimitusjohtajille lähetettiin verkkokysely, ja osalle heistä tehtiin myös henkilöhaastattelu, kertoo Halme

- Goforella puretaan parhaillaan näiden pidettyjen työpajojen sekä tehtyjen kartoituksien ja haastattelujen antia.

Keskeneräistä työtä ei sovi esitellä

Vaikka valmista on vasta lokakuun puolessa välissä, niin jotain esiin nousseita tarpeita Halme suostuu jo paljastamaan.

- Vuoropuhelua yhtiöiden välillä halutaan selkeästi parantaa, ja sen tiimoilta tunnistettiin tarve sopivan viestintäkanavan avaamiselle.

- Näin esimerkiksi kaikki yhtiöt saisivat ajantasaista tietoa siitä, mitä ict-hankintoja kaupunki on tekemässä. Lisäksi on tunnistettu pienien yhtiöiden laajempi tarve tietohallinnon tuelle.

Lahdessa perustietotekniikka on ulkoistettu Provincia Oy:lle. Lisäksi keskushallinnossa työskentelee kuuden henkilön tietohallintoyksikkö, joka vastaa siitä, että kaupungin tietohallintokokonaisuus on kunnossa ja toimiva.

Goforen tähänastisesta toiminnasta Halme antaa täydet pisteet. Mukana olevat asiantuntijat ovat vieneet projektia läpi aktiivisesti ja täsmällisesti. Hän kertoo, että tuloksia on saatu jopa enemmän kuin ennakkoon osattiin odottaa.

Jaa sosiaalisessa mediassa