Sitä saadaan mitä pyydetään – vai saadaanko?

Tarjouspyynnössä määritellään kilpailutettavien tuotteiden ominaisuuksia sekä annetaan painoarvokerroin niiden laadulle. Tarjottuja tuotteita vertailtaessa on otettava tiede avuksi siinä kohtaa, kuin silmämääräinen tai muu aistinvarainen mittaaminen ei enää riitä.

Koulu- ja askartelutarvikkeiden valtakunnallisen yhteishankinnan kilpailutuksessa haluttiin testata ostoskorin 130 tuotteen ja eri tuoteryhmien joukosta muutamien artikkeleiden teknisiä ominaisuuksia tieteellisin keinoin, jotta varmistuttaisiin niiden tarjouspyynnön mukaisuudesta.

Tammikuun 2018 loppuun saakka voimassa olevaa koulu- ja askartelutarvikkeiden puitesopimusta hyödyntää pyöreästi 150 kuntaorganisaatiota, ja sen kautta tehtävien ostojen arvo on vuositasolla noin neljä miljoonaa euroa, joten tarvikkeiden hinnalla ja laadulla on merkitystä sekä niiden käyttäjille että niitä tarjoaville yrityksille.

Testausta vailla valmista

Testattavaksi oli valittu muun muassa saksia, liimoja ja väriliituja. Artikkeleiden ominaisuuksia oli määritelty tarjouspyyntöön muun muassa asiakaskunnan suosimien tuotteiden ominaisuuksien perusteella. Esimerkiksi saksien osalta haluttiin selvittää niiden teräkovuuksien ja terien ainesosien vastaavuutta tarjouspyynnössä määriteltyihin arvoihin.

Kartoitettuaan materiaaleille sopivia testauslaboratorioita, päättivät hankinta-asiantuntijat Essi Muukka ja Kimmo Vuorela tilata osan testauksista Tampereen Teknisen yliopiston Materiaaliopin laboratoriolta. Yksikkö tekee tiivistä yritysyhteistyötä teollisuuden kanssa ja testauksen nopea aikataulutoivekin saatiin sovitettua joustavasti tilauskirjan aikatauluihin. Tulevaa hankintapäätöstä ei haluttu viivyttää.

Hankintaryhmä pääsi laboratoriovierailulle katsomaan testien suorittamista marraskuun loppupuolella Tampereen Hervannassa sijaitsevalle yliopiston kampukselle. Testauksen suoritti tekniikan tohtori, laboratorioinsinööri Antti Hynnä joukkoineen. Testattavat artikkelit oli lähetetty heille nimettöminä numeroituina näytteinä jo etukäteen valmisteltaviksi varsinaisia mittauksia varten.

Mikroskooppista tarkkuutta

Saksinäytteistä oli ennen testipäivää valmistettu poikkileikkaushieet. Tutkimukset aloitettiin mittaamalla näytteistä terien koostumus pyyhkäisyelektronimikroskooppiin liitetyllä alkuaineanalysaattorilla. Mittauksien tuloksena voitiin todeta, että kaikki analysoidut materiaalit olivat ruostumatonta terästä pyydetyn mukaisesti. Saksien teristä mitattiin lisäksi pintakovuudet kolmen kilon kuormituksella ja keskiarvoina mitattuja kovuuksia vertailtiin tarjouspyynnössä esitettyihin arvoihin.

Tarjottujen vahaliitujen osalta selvitettiin esimerkiksi niiden alkuainekoostumuksia. Mittauksia varten valittiin kultakin tarjoajalta liitunäyte. Tarkastelu suoritettiin murtopintaisille näytteille, jotka ensin hiiletettiin sähkönjohtavuuden takaamiseksi. Testeissä kaikkien liitujen koostumukset osoittautuivat pyydetyn mukaisiksi. Myös liimapuikot ja puuliimat testattiin.

Testipäivän päätteeksi hankintaryhmä sai vielä mielenkiintoisen ja mieleenpainuvan kierroksen yksikön muissa tutkimuslaboratoriotiloissa. Materiaaleja voidaan rasittaa esimerkiksi mekaanisella kuormituksella tai erilaisilla kuluttavilla olosuhteilla. Lisäksi materiaaleja voidaan vanhentaa joko valolla tai ilmastollisella rasituksella. Materiaaliopin laboratoriolla on kymmeniä erilaisia materiaalien ominaisuuksien mittaamiseen soveltuvia analyysi- ja testauslaitteita.

- Tampereen teknisellä yliopistolla on erinomaiset valmiudet tuottaa monipuolisia tutkimuspalveluita yrityksille materiaalien testaamiseen ja analysointiin. Tätä varten laitoksella on yksinomaan yritysten tilaustutkimuksiin keskittyvä henkilökunta, jonka kustannukset katetaan ulkopuolisen tilaustutkimuksen rahoituksella. Suurimman osan rahoituksesta yksikkö saa muualta kuin yliopiston budjetista, kertoo Hynnä.

Tutkittua ja testattua, ei ainoastaan halvinta

Tutkimuksissa saatuja tuloksia analysoitiin ja vertailtiin tarjouspyynnössä esitettyihin määrityksiin.

- Tutkimuksien aikana selvisi tuotteista seikkoja, jotka vaikuttivat kilpailutuksen vertailuun ja sitä kautta asiakkaille valikoituviin tuotteisiin, kertoo hankinta-asiantuntija Vuorela.

Kokemuksen perusteella voidaankin todeta, että tieteellinen tutkimus silmämääräisen mittaamisen ja perinteisten mittavälineiden rinnalla on hyödyllistä julkisessa hankinnassa sekä näkyy lopputuloksessa parempana laatuna asiakkaille.

Kilpailutuksen hankintapäätös julkaistiin joulun kynnyksellä ja sen voitti Staples Finland Oy, eikä valituksia päätöksestä tehty määräaikaan mennessä. Uusi koulu- ja askartelutarvikkeiden puitesopimus allekirjoitetaan tammikuun aikana.

Kuvassa tekniikan tohtori, laboratorioinsinööri Antti Hynnä.