Rekisterinpitäjä

KL-Kuntahankinnat Oy (jäljempänä Kuntahankinnat), Y-tunnus 2159215-6, Toinen Linja 14, 00530 Helsinki.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteydenotot Rekisterinpitäjään

Rekisteristä vastaa Kuntahankinnoissa toimitusjohtaja Raili Hilakari. Suomen Kuntaliitto -konsernin, myös Kuntahankintojen, tietosuojavastaavana toimii Vesa Nyman (tietosuojavastaava [at] kuntahankinnat.fi).

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Kuntahankintojen sähköpostiosoitteeseen info [at] kuntahankinnat.fi. Kuntahankinnat voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti, ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Rekisterin nimi

KL-Kuntahankinnat Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn lainmukaisuus

Kuntahankinnat on Suomen Kuntaliitto ry:n omistama valtakunnallinen yhteishankintayksikkö, joka kilpailuttaa asiakkaidensa puolesta puitesopimuksia ja vastaa niiden sopimushallinnasta sekä asiakas- ja toimittajayhteistyöstä. Kuntahankinnat voi myös tuottaa muita julkiseen hankintaan liittyviä palveluita asiakkailleen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Tiedonvälitys Kuntahankintojen asiakkaille ja sidosryhmille: Sähköiset uutiskirjeet (koosteita yrityksen uutisista, eri kilpailutusten, sopimusten ja niihin liittyvien tapahtumien ajankohtaisista aiheista)
  • Sopimushallinta puitesopimustoimittajien ja asiakkaiden osalta
  • Kuntahankintojen ohjeet ja suositukset asiakkaille, sopimustoimittajille ja muille sidosryhmille
  • Asiakaspalvelun tuottaminen: Palvelu on pääasiassa puhelimitse ja sähköpostitse tapahtuvaa asiakaskohtaista neuvontaa sekä asiantuntijapuheenvuoroja tapahtumissa
  • Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän hoitaminen, kehittäminen ja seuranta kuten asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
  • Tuote- ja palvelutarjoaman ja Kuntahankintojen toimintatapojen kehittäminen
  • Asiakas- ja markkinointiviestinnän kohdentaminen, kuten viestintä tulevista kilpailutuksista ja tapahtumista
  • Asiakasorganisaation ja rekisteröityjen yksilöinti ja toimintavaltuuksien varmistaminen
  • Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen
  • Asiakasorganisaation ja sen edustajien ja Kuntahankintojen oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • Tapahtumanhallinta: Tapahtumien ilmoittautuneiden ja osallistujien tietojen käsittely
  • Laskutus ja palkkioiden maksu
  • Asiakasorganisaatioiden ostotietojen käsittely
  • Sopimustoimittajien palvelumaksuraporttien käsittely
  • Toimittajien laskujen käsittely
  • Kuntahankintojen omien sopimuksien hallinta
  • Sidosryhmäviestintä
  • Rekisteröityjen pääsyn mahdollistaminen Extranet-sivustolle

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on Kuntahankintojen oikeutettu etu, joka perustuu Kuntahankintojen ja asiakas- ja/tai sopimustoimittajaorganisaation väliseen asiakassuhteeseen tai asiakasorganisaation edustajan antamaan toimeksiantoon tai sidosryhmäorganisaation ja -henkilön suhteeseen rekisterinpitäjään. Silloin, kun nämä perusteet eivät täyty, henkilötietoja voidaan käsitellä asiakasorganisaation edustajan yksiselitteiseen suostumukseen perustuen.

Rekisterin tietosisältö

Asiakas- ja sidosryhmärekisterissä ylläpidetään seuraavia asiakastietoja:

  • Asiakas-, sopimustoimittaja-, sidosryhmä-, tapahtuma- ja markkinointiviestintään käytettävät yhteystietolistat
  • Kilpailutuksiin liittyneiden asiakkaiden liittymis- ja yhteyshenkilötiedot
  • Asiakassuhteiden hoitamiseen käytettävät merkinnät

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • Asiakas-/sidosryhmäorganisaation edustajan nimi, organisaatio, jota edustaa, toimialue, tehtävänimike, rooli, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut mahdolliset yhteystiedot
  • Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute tai palvelupyyntö sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet
  • Palvelun tuottamista ja muita seikkoja koskevia reklamaatioita, toivomuksia tai muistiinpanoja
  • Asiakas- tai sopimustoimittajaorganisaation tai niiden edustajien tai Kuntahankintojen käsittelijän määrittämiä kieltoja, toimintaohjeita, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja
  • Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja kuten lokitiedot ja tietolähde
  • Palvelumaksuihin ja niiden laskutukseen liittyviä tietoja

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilöiden perustietoja säilytetään asiakas- ja sidosryhmärekisterissä asiakassuhteen voimassaoloajan. Kuntahankinnat poistaa asiakas- tai sopimustoimittajaorganisaation edustajan (yhteyshenkilö) henkilötiedot rekisteristä silloin, kun se vastaanottaa ilmoituksen, että henkilö on lähtenyt asiakasorganisaation palveluksesta tai ei ole enää yhteyshenkilön roolissa Kuntahankintojen suuntaan. Yhteyshenkilön henkilötiedot poistetaan rekisteristä myös silloin, jos hän peruu antamansa tietojensa käsittelyä koskevan suostumuksen. Sopimuksia ja sopimuksiin kiinteästi liittyviä henkilötietoja säilytetään 10 vuotta sopimuksen päättymisestä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan esisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat

Rekisterissä olevia tietoja voidaan täydentää muun muassa seuraavista lähteistä:

  • Julkisesti saatavilla olevat yhteys- ja vastuuhenkilötietoja tarjoavat osapuolet
  • Kuntien ja kuntayhtymien tietoja voidaan kerätä julkishallinnon yhteisestä palvelutietovarannosta
  • Rekisteriin voidaan lisätä myös Kuntaliiton yhteistyökumppaneiden toimittamia tietoja, sikäli kun niiden katsotaan edistävän Kuntaliiton jäsenten tai muiden asiakkaiden etuja ja Kuntaliiton antaman palvelun laatua
  • Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voi käsitellä koko Kuntahankintojen henkilöstö.

Tietoja voidaan luovuttaa seuraavien Kuntaliiton konserniyhtiöiden asiakasrekistereihin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, kuitenkin noudattaen aina voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä:

  • Suomen Kuntaliitto ry
  • FCG Finnish Consulting Group Oy
  • KL-Kustannus Oy

Henkilötietojen käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Kuntaliiton konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Asiakasorganisaatioiden itse nimeämien yhteyshenkilöiden henkilötietoja luovutetaan puitesopimuskohtaisesti sopimustoimittajille. Lisätietoa sitoumuksen ja kiinnostuksen ilmoittamisen yhteydessä.

Tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja siirtyy Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä varmistaa, että tietoja käsitellään Euroopan ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävät oikeudet. Rekisterin sähköiset tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisin teknisin toimenpitein sisältäen säännölliset käyttöjärjestelmä- ja sovelluspäivitykset, salatut yhteydet ympäristöön ja turvallisen verkkoympäristön. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Kuntahankintojen asiakas- ja sidosryhmärekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti. Suosittelemme Tietosuojavaltuutetun toimiston rekisteritietojen tarkastusta varten laatiman lomakkeen käyttämistä. Kuntahankinnat voi kieltäytyä luovuttamasta tietoja tietosuojalainsäädännössä määritellyin perustein. Tällöin rekisteröidylle toimitetaan kirjallinen kieltäytymistodistus (lomake), jossa kieltäytyminen perustellaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta tietosuojalainsäädännössä määritellyin rajauksin.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä suostumuksen peruuttamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia korjaamaan häntä koskeva rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, rekisteröidyn tulee tehdä kirjallinen korjauspyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti, yksilöimällä sekä korjaustarve että korjaamisen peruste. Suosittelemme Tietosuojavaltuutetun toimiston rekisteritietojen oikaisua varten laatiman lomakkeen käyttämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kuntahankinnat vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Mikäli henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa milloin tahansa tämä suostumus.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Kuntahankinnat kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsitteleminen perustuu Kuntaliiton oikeutettuun etuun. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Kuntahankinnat voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä, jos sillä on perusteltu syy säilyttää tieto tehtäviensä hoitamiseksi. Tällöin rekisteröidylle toimitetaan mukaisesti kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa kieltäytyminen perustellaan.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Rekisteröidyn ei ole pakko toimittaa henkilötietoja.

Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU 679/2016) ja tullaan säätämään sitä täydentävässä kansallisessa lainsäädännössä. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee internet-sivuillaan tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja antaa toimintaohjeita oikeuksien käyttämiseen.