Usein kysytyt kysymykset

Pääsemmekö Kuntahankintojen asiakkaaksi?

Miten voimme liittyä mukaan yhteishankintaan?

Asiakkaat antavat kilpailutuskohtaisesti KL-Kuntahankinnoille kirjallisen sitoumuksen tai ilmoittavat kiinnostuksen liittymisestä yhteishankintaan. Kilpailutuskohtaise lomakkeet sekä niiden liitteet ovat ladattavissa osioista Kilpailutukset ja Sopimukset.

Lisätietoa yhteishankintoihin liittymisestä »

Lomakkeet lähetetään pdf-tiedostona sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset [at] kuntahankinnat.fi  tai postitse KL-Kuntahankinnat Oy / Liittyminen, Toinen linja 14, 00530 Helsinki.

Mitä sitoutuminen merkitsee?

Hankintalaissa noudatettavien periaatteiden mukaisesti hankinnat tulee tehdä kilpailutuksen voittaneelta toimittajalta/toimittajilta, eikä sitoutumisen jälkeen asiakas voi enää tehdä rinnakkaisia sopimuksia.

Kun asiakas sitoutuu sopimukseen, tarkoittaa se että asiakas sitoutuu hankkimaan sopimuksen tavarat ja/tai palvelut sopimustoimittajalta/toimittajilta. Asiakas sitoutuu noudattamaan puitesopimuksen ehtoja sekä on vastuussa vahingoista, jotka syntyvät asiakkaan laiminlyödessä tai rikkoessa sopimusta. Puitesopimus ja Kuntahankintojen yleiset sopimusehdot (YSE) kannattaakin käydä aina huolella läpi ja olla tarvittaessa yhteydessä sopimuksen yhteyshenkilöön.

Sopimustoimittajalla on oikeus odottaa, että sitoutuneet hankintayksiköt käyttävät kyseistä sopimusta. Hankintaprosessi ei ole hankintalain mukaan siten avoin, että hankintayksiköt voisivat aina valita mieluisensa sopimuksen. Toisin sanoen sitoutuminen tarkoittaa myös puitesopimustoimittajaan/toimittajiin sitoutumista. Mikäli sitoutunut asiakas käyttää muita sopimuksia hankintojen tekemiseen, on toimittajalla oikeus nostaa vahingonkorvauskanne asiakasta vastaan menetetyistä tilauksista.

Koska ja miten sopimus on käytössämme?

Kun sitoumus on vastaanotettu, asiakkaalle kuitataan sähköpostilla sitoumus vastaanotetuksi. Sitoumuksen yhteyshenkilölle lähetetään sähköpostilla sopimuskohtaiset ohjeet, jotka sisältävät tietoa tuotteesta tai palvelusta sekä Kuntahankintojen ja sopimustoimittajan yhteystiedot.

Sitoumuksen yhteyshenkilölle avataan käyttäjätunnukset ekstranettiin, Eksaittiin. Käyttäjätunnus ja salasana lähetetään erillisessä sähköpostilla asiakkaalle. Mahdollisia lisätunnuksia voi pyytää sopimuksen yhteyshenkilöltä. Eksaittiin on koottuna sopimuskohtaisesti omaan työtilaan mm. kilpailutusdokumentit, hinnastot, ohjeet, sopimuksen seurantapalaverien muistiot sekä sopimuksen yhteyshenkilöiden tiedot.

Toimitamme asiakkaan sitoumuksen puitesopimustoimittajalle, joka ottaa yhteyttä sitoumuksella nimettyyn yhteyshenkilöön. Asiakas ja toimittajat sopivat mahdollisista sopimuksen aloituspalavereista ja tekevät sopimuksesta riippuen myös asiakaskohtaisen sopimuksen toimittajan ja asiakkaan välillä. 

Miten sopimusta seurataan?

Kuntahankinnat tekee tiivistä yhteistyötä puitesopimustoimittajien kanssa. Seurantapalavereita käydään sopimuksesta riippuen useimmiten kvartaaleittain tai puolivuosittain. Sopimuskaudella haluamme varmistaa, että hinnoittelu ja laatu pysyvät sovitulla tasolla asiakkaillemme. Läpinäkyvyyttä olemme parantaneet lisäämällä seurantapalavereiden muistiot Eksaittiin asiakkaiden luettavaksi. 

Seurantapalavereissa käydään läpi mm. asiakaskohtainen tilanne ja yhteystietojen päivitys, raportoinnin ajantasaisuus myynnistä. Palvelun ja/tai tuotteiden kehittyminen sopimuskaudella sekä markkinointiin ja tiedottamiseen liittyvät asiat. Palavereissa käydään läpi myös asiakkailta tulleet palautteet ja reklamaatiot, sekä niihin liittyvät toimenpiteet. Tapauskohtaisesti käymme myös muita ajankohtaisia asioita läpi.

Miksi emme saa ajantasaista tietoa sitoumuksistamme?

Sopimuskohtaista tiedottamista ja viestintää varten on erittäin tärkeää, että Kuntahankinnoilla on ajankohtaiset tiedot asiakkaan yhteyshenkilöistä. Mikäli asiakkaan organisaatiossa tapahtuu henkilömuutoksia, toivomme teidän ilmoittavan päivittyneet tiedot Kuntahankintojen sopimuksesta vastaavalle henkilölle.

Entä, jos kaikki ei mene sovitun mukaisesti?

Asiakas reklamoi suoraan sopimustoimittajalle puitesopimuksessa sovitun ajan puitteissa. Toimittaja on velvollinen tallentamaan vastaanottamansa reklamaatiot ja esittämään ne sovitusti Kuntahankinnoille. Asiakas lähettää toimittajan puitesopimukseen tai toimintaan liittyvät reklamaatiot Kuntahankinnoille sopimuksen yhteyshenkilölle. Kuntahankinnat käsittelee tällöin reklamaation yhdessä toimittajan kanssa.

Voimmeko vaikuttaa kilpailutuksiin?

Osana asiakasyhteistyötä ovat säännöllisesti tehtävät asiakastyytyväisyyskyselyt sopimuskohtaisesti. Käymme tuloksia läpi yhdessä toimittajien kanssa ja täten pyrimme kehittämään palveluita ja tuotteita entisestään. Kartoitamme myös vuosittain asiakkaittemme tarpeita tulevia kilpailutuksia varten.

Tulemme perustamaan uusien kilpailutusten alussa asiakasryhmiä osaan tuotealueistamme  riippuen kilpailutuksen sisällöstä ja tarpeesta. Asiakasryhmillä voi olla roolia tarjouspyynnön tuotemäärityksissä, sopimusseurannassa, kehittämisessä ja asiakastilaisuuksissa. Mikäli olette kiinnostuneet osallistumaan asiakasryhmätoimintaan, pyydämme teitä ottamaan yhteyttä sopimuksen kilpailutuksesta vastaavaan Kuntahankintojen yhteyshenkilöön.